Qui est responsable de vos données ?
L’association Les Fous du Volant est responsable des traitements liés à ses adhésions et aux autorisations de droit à l’image. Elle est gérée en collège solidaire.
Pour toute question ou pour exercer vos droits : lesfousduvolant.asso@gmail.com.
Adresse postale : PUB Black Sonata, 6 avenue Pasteur, 19400 Argentat-sur-Dordogne.
Le formulaire d’adhésion
Les réponses au formulaire sont conservées pour enregistrer et gérer les adhésions et permettre les échanges nécessaires à la vie du club.
Données concernées :
- Date et heure de la réponse (horodatage).
- Adresse e-mail.
- Nom et prénom(s) de la ou des personnes inscrites.
- Numéro de téléphone mobile.
- Nombre de personnes inscrites.
- Canal souhaité pour recevoir les informations du club (« Je veux recevoir les infos du club par »).
- Questions, remarques et suggestions saisies dans le champ libre.
- Réponse au champ « Les règles du bon bad ».
Ces informations servent à gérer les inscriptions et les cotisations, communiquer les informations du club selon les préférences indiquées et répondre aux questions des membres.
Base juridique : l’exécution de la relation d’adhésion et les démarches préalables demandées par la personne (article 6, paragraphe 1, b du RGPD). Les éventuelles obligations légales de conservation reposent sur l’article 6, paragraphe 1, c.
Les champs indispensables doivent être signalés dans le formulaire. Sans ces informations, l’association peut ne pas être en mesure de traiter l’adhésion. Les autres champs restent facultatifs.
Conservation : les données du formulaire d’adhésion et du fichier adhérents sont conservées pendant un an à compter de leur collecte. À l’issue de ce délai, elles sont supprimées de Google Forms, Google Drive et Google Sheets, ainsi que des éventuelles copies détenues par l’association. Un renouvellement d’adhésion ne prolonge pas automatiquement la conservation des anciennes réponses.
Seules les données strictement nécessaires à une obligation légale ou à la gestion d’un litige peuvent être conservées séparément, avec un accès limité, pendant la durée justifiée par cette obligation ou ce litige.
Le formulaire de droit à l’image
Un formulaire distinct recueille le choix des joueurs concernant l’utilisation de leur image. L’association conserve ces réponses pour connaître et respecter les autorisations et les refus.
Données concernées : nom et prénom du membre, choix « OUI » ou « NON » pour chaque usage, acceptation des conditions, lieu et date de signature et signature. Pour un membre mineur, le formulaire recueille également son nom et prénom, le nom et prénom du représentant légal, sa qualité (père, mère ou tuteur/tutrice), le lieu et la date de signature et sa signature. Les photographies et vidéos permettant d’identifier un joueur sont également des données personnelles.
Utilisation des images : elle repose sur un consentement libre, spécifique et éclairé. Refuser l’utilisation de son image n’empêche pas d’adhérer ni de participer aux séances.
Des photographies et vidéos peuvent être réalisées lors des entraînements, rencontres, tournois, événements, manifestations et autres activités du club. Elles servent uniquement à la communication, à l’information et à la promotion des activités des Fous du Volant, dans les limites des choix exprimés dans le formulaire.
Le formulaire permet de répondre séparément « OUI » ou « NON » pour chacun des usages suivants :
- Réalisation de photographies et de vidéos dans le cadre des activités du club.
- Diffusion sur les réseaux sociaux du club, notamment Facebook et Instagram.
- Diffusion sur le site internet et les supports numériques du club.
- Transmission à la presse locale ou spécialisée pour des articles sur les activités du club.
- Utilisation sur les supports de communication du club : affiches, flyers, brochures et présentations.
- Présentation lors de forums et salons des associations, journées portes ouvertes et manifestations publiques auxquels participe le club.
- Communication interne destinée aux membres du club.
Seuls les usages cochés « OUI » sont autorisés. Un accord pour la prise de vue ne vaut pas accord pour tous les supports de diffusion. L’autorisation est gratuite ; l’association ne peut pas vendre ou céder l’image à des tiers à des fins commerciales.
Durée de l’autorisation : l’autorisation s’applique à compter du consentement et jusqu’à son retrait par la personne concernée, pour les seuls usages acceptés.
Le consentement peut être retiré à tout moment en écrivant à l’association. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des utilisations antérieures ; l’association cesse les nouvelles utilisations fondées sur ce consentement et traite les demandes de retrait des supports qu’elle maîtrise.
La suppression des copies, partages ou republications déjà effectués par des tiers, notamment sur Internet, ne peut pas être garantie. Cette limite ne dispense pas l’association de traiter les demandes concernant les contenus sous son contrôle.
Conservation des images : les photographies et vidéos utilisées sur le site internet sont conservées pendant leur utilisation pour présenter les activités de l’association, jusqu’à une demande de retrait de la personne concernée ou jusqu’à ce qu’elles ne soient plus nécessaires à cette présentation. Leur conservation est ainsi liée à leur utilisation effective sur le site, dans les limites de l’autorisation donnée.
Pour les autres supports cochés « OUI », les images sont conservées pendant la durée nécessaire à l’usage autorisé, sous réserve d’une demande de retrait. Les images devenues inutiles sont supprimées ; la nécessité de leur conservation doit être réexaminée régulièrement.
Preuve des choix : les éléments du formulaire nécessaires à la preuve de l’autorisation sont conservés pendant toute la durée d’utilisation des images. La limite d’un an applicable aux données d’adhésion ne s’applique donc pas à cette preuve. Les refus sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour empêcher une utilisation non autorisée, puis supprimés lorsqu’ils ne sont plus utiles.
La demande de retrait peut être adressée à lesfousduvolant.asso@gmail.com. L’association cesse les utilisations concernées et supprime les images de ses espaces de stockage ainsi que des supports numériques qu’elle maîtrise. La suppression concerne également les copies qu’elle détient. Une image ne doit pas continuer à être utilisée si l’association ne dispose plus d’une autorisation valable et de sa preuve.
Seuls les éléments strictement nécessaires à une obligation légale ou à la gestion d’un litige peuvent être conservés séparément, avec un accès limité, pendant la durée justifiée. Cette conservation ne permet pas de poursuivre la diffusion des images.
Qui peut accéder aux informations ?
L’accès aux réponses doit être limité aux membres habilités du collège solidaire, en fonction de leurs missions. Les prestataires techniques peuvent traiter des données dans le cadre du service qu’ils fournissent. Seules les images faisant l’objet d’une autorisation valable peuvent être communiquées au public sur les supports autorisés.
Selon les usages autorisés, les images peuvent être vues par les membres du club, les visiteurs du site et des manifestations, les utilisateurs des réseaux sociaux et les lecteurs des supports de communication. Elles peuvent également être transmises aux organes de presse concernés et aux plateformes de diffusion choisies. Les réponses au formulaire et les signatures ne sont pas destinées à être publiées avec les images.
Formulaires et services externes
Le formulaire d’adhésion et le formulaire d’autorisation de droit à l’image sont tous deux hébergés sur Google Forms. Leur ouverture vous fait accéder à un service externe ; les réponses collectées pour l’association restent soumises à la présente information. Google intervient comme prestataire technique pour ces formulaires.
Les données des formulaires d’adhésion et de droit à l’image sont conservées dans Google Forms, Google Drive et Google Sheets. L’accès à ces données est réservé aux personnes habilitées par l’association.
L’association utilise ces services avec un compte Google associé à une adresse Gmail gratuite, sans abonnement Google Workspace.
Informations complémentaires : règles de confidentialité de Google. Ce lien ne remplace pas l’information que l’association doit fournir sur ses propres traitements.
Cookies et mesure d’audience
Le site n’utilise aucun cookie ni outil de mesure d’audience. Les formulaires et sites externes accessibles depuis ses liens peuvent avoir leurs propres cookies et règles de confidentialité.
Vos droits et comment les exercer
Selon le traitement et les conditions prévues par le RGPD, vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. La portabilité s’applique lorsque les conditions légales sont réunies, notamment pour certains traitements automatisés fondés sur le contrat ou le consentement.
Pour les traitements fondés sur le consentement, vous pouvez retirer votre accord à tout moment.
Adressez votre demande à lesfousduvolant.asso@gmail.com, en précisant son objet. Un justificatif d’identité ne sera demandé qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité.
L’association répond en principe sous un mois. En cas de demande complexe ou de demandes nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; vous en êtes alors informé dans le premier mois.
Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL.
Information au moment des formulaires
Une information adaptée doit être accessible avant l’envoi de chacun des deux formulaires : identité de l’association, objectif de la collecte, base juridique, destinataires, durée de conservation, droits et moyen de contact. Un lien vers cette page peut compléter une première information courte.
Références : mentions d’information de la CNIL et durées de conservation.